Lohnen sich bezahlte Dropboxs-Pläne?

Sollten Sie für Dropbox bezahlen oder die kostenlose Version verwenden? Wenn die Speicherunterschiede zwischen der kostenlosen und der kostenpflichtigen Version des beliebten Cloud-Speicherdienstes Sie nicht entscheiden, gibt es viele nützliche Funktionen – einige wurden erst im Juni hinzugefügt –, die den Deal besiegeln könnten.

Für die grundlegende Nutzung erhalten Sie mit der kostenlosen Version von Dropbox 2 GB Speicherplatz, der über maximal drei Geräte synchronisiert wird, sowie Zugriff auf das (relativ neue) Dropbox Paper-Modul für die Zusammenarbeit. Natürlich ist das nicht viel Speicherplatz, wenn Sie den Dienst verwenden möchten, um Tonnen von Dateien, Fotos oder Videos zu archivieren.

Wenn Sie eine monatliche Gebühr für Dropbox sparen, erhalten Sie mehr Speicherplatz und Funktionen. Für 12 US-Dollar pro Monat erhalten Sie mit dem Service-Level Plus 2 TB Speicherplatz sowie einige weitere wertvolle Funktionen wie den Zugriff auf Smart Sync und das Löschen Ihrer Geräte aus der Ferne. Wenn Sie mit einem monatlichen Abonnement von 20 US-Dollar die Bank sprengen, gelangen Sie zum Professional-Plan: 3 TB Speicherplatz, Zugriff auf Dropbox Showcase (siehe unten) und noch mehr Optionen für die Zusammenarbeit.

Das ist zumindest die Übersicht. In diesem Leitfaden werden wir uns die bemerkenswertesten Funktionen von Dropbox eingehend ansehen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob Sie eine monatliche Gebühr – selbst die teuerste Stufe – für das, was es bietet, in Betracht ziehen sollten.

Desktop-Anwendung

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Alle Versionen von Dropbox, einschließlich der kostenlosen Version, haben Zugriff auf die Desktop-App – Sie erhalten dieselben grundlegenden Dateisynchronisierungsfunktionen, unabhängig davon, ob Sie für Dropbox bezahlen oder nicht.

Nachdem Sie sich für ein Dropbox-Konto angemeldet haben, möchten Sie die Desktop-Version der Software herunterladen. Dadurch wird auf Ihrem Computer ein Ordner mit dem Namen 'Dropbox' erstellt und ein Dropbox-Symbol in Ihrer Menüleiste platziert, wenn Sie ein Mac-Benutzer sind, oder in Ihrer Taskleiste, wenn Sie Windows verwenden.

Sobald der Ordner erstellt wurde, wird alles, was Sie darin platzieren, automatisch mit der Dropbox-Cloud synchronisiert. Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Dokumente synchronisieren möchten, ist es eine gute Idee, diesen Ordner in den Dropbox-Ordner zu ziehen, um ihn kontinuierlich zu sichern. Dropbox arbeitet immer im Hintergrund, um sicherzustellen, dass die neuesten Änderungen mit der Cloud synchronisiert werden, solange Sie online sind. Wenn Sie keine Internetverbindung haben, wird es synchronisiert, sobald Sie sich wieder verbinden.

Selektive Synchronisierung und intelligente Synchronisierung

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Sie haben zwei Möglichkeiten, die Dateien auf Ihrem Computer und die Dateien in Ihrem Dropbox-Cloud-Konto zu synchronisieren. Alle Dropbox-Konten – einschließlich der kostenlosen Version – verfügen über eine selektive Synchronisierung , mit dem Sie bestimmte Dateien festlegen können, die nur in der Cloud und nicht auf Ihrem lokalen Computer gespeichert werden. Wenn Sie diese Funktion einrichten, können Sie Festplattenspeicher freigeben, aber Sie sehen die Dateien nicht mehr auf Ihrem Computer und müssen sich bei der Dropbox-App anmelden, um darauf zuzugreifen.

Wenn Sie dem Dienst mit einer der höheren Mitgliedschaftsstufen Plus oder Professional beitreten, können Sie mit Smart Sync auswählen, welche Dateien von Ihrem Computer entfernt und nur in der Cloud gespeichert werden sollen, Sie können sie jedoch weiterhin anzeigen und darauf zugreifen in Ihrem Desktop-Dropbox-Ordner.

Um einen der Dienste zu aktivieren, klicken Sie auf das Dropbox-Symbol auf Ihrem Computer, wählen Sie die drei Menüpunkte in der oberen rechten Ecke, klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie die Synchronisierungsoption. Sie sehen Bereiche, in denen Sie basierend auf Ihrem Abonnement entweder eine selektive oder eine intelligente Synchronisierung einrichten können.

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Berechtigungen, schnelle Aktionen und Zurückspulen

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Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner oder eine Datei in Ihrem Dropbox-Ordner auf dem Desktop klicken, wird ein Schnellaktionsmenü geöffnet, mit dem Sie Dateien per E-Mail teilen können. Kopieren Sie den Link zur Datei auf dem Dropbox-Server, folgen Sie einem Link zur Datei im Web, und richten Sie Ihre Smart-Sync-Berechtigungen ein, wenn Sie über diese Mitgliedschaftsstufe verfügen.

Über das Schnellaktionsmenü können Sie auch die Funktion „Zurückspulen“ aktivieren, wenn Sie entweder die Plus oder Professionell Abonnement, mit dem Sie auf eine frühere Version einer Datei zugreifen können. Plus-Mitglieder können auf jede Version der letzten 30 Tage zurückgreifen, während Premium-Mitglieder auf Dateien im Wert von 180 Tagen zugreifen können.

Wenn Sie auf „Teilen“ klicken, wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die E-Mail-Adresse der Person eingeben können, an die Sie die Datei senden möchten, und Sie können auch die Dateiberechtigungen auswählen. Wählen Sie „Kann bearbeiten“ und der Ordner oder die Dateien können bearbeitet, gelöscht, einem anderen Dropbox-Ordner hinzugefügt oder von jedem heruntergeladen werden, mit dem Sie sie teilen. Wenn Sie die Dateien mit einem anderen Dropbox-Benutzer teilen, kann dieser die Datei auch kommentieren.

Wählen Sie „Kann anzeigen“ und die Bearbeitungs- und Löschfunktionen werden blockiert, ebenso wie die Möglichkeit, die Datei zu einem anderen Dropbox-Ordner hinzuzufügen.

Sie können auch über die Dropbox-Website auf Berechtigungen und Rücklaufoptionen zugreifen. Suchen Sie dazu den Ordner, mit dem Sie arbeiten möchten, und wählen Sie die Schaltfläche 'Teilen', die angezeigt wird, nachdem Sie mit der Maus darüber fahren. Verwenden Sie das Pulldown-Menü, um die richtigen Berechtigungen auszuwählen. Um die Rückspulfunktion auf den Stufen Plus und Premium zu aktivieren, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Schaltfläche Teilen und wählen Sie diese Option aus dem Dropdown-Menü. In diesem Menü können Sie die Datei auch herunterladen, markieren (um sie als wichtig zu markieren) oder sie umbenennen, verschieben, kopieren oder löschen.

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Wenn Sie den Mauszeiger über eine Datei in Ihrer Dropbox-Weboberfläche bewegen, sehen Sie auch eine zusätzliche Menüoption namens 'Öffnen mit'. Auf diese Weise können Sie Ihr Dokument dank bestimmter Integrationen von Drittanbietern mit Dropbox auf einer Vielzahl von Plattformen öffnen. Sie können Dokumente mit einem Desktop-Editor wie Pages oder Word, Online-Programmen wie Google Docs oder Microsoft Word Online öffnen oder mit Gmail versenden. Sie können auch Programme wie HelloSign, Adobe Sign oder DocuSign verwenden, um Ihr Dokument zur Unterschrift zu senden oder HelloFax, um es als Fax zu senden. Diese Funktionen sind in allen Dropbox-Versionen verfügbar, einschließlich der kostenlosen Version.

Kommentieren

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Wenn Sie eine Datei in Ihrem Dropbox-Konto öffnen, können Sie zusammen mit anderen Dropbox-Benutzern, denen Sie Zugriff gewährt haben, Kommentare posten. Öffnen Sie dazu die Datei und wählen Sie entweder den Text aus, den Sie kommentieren möchten, oder schreiben Sie einen Gesamtkommentar in das Feld am rechten Bildschirmrand. Wenn Sie Ihren Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, verwenden Sie einfach das „@“-Symbol und beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens. Wenn Sie den Zugriff gewährt haben, wird der Name angezeigt und kann ausgewählt werden.

Sobald ein Kommentar bearbeitet wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Auflösen“ in der oberen rechten Ecke des Felds, um ihn zu entfernen. Alternativ können Sie im selben Feld auf den Kommentar antworten. Diese Funktion ist auch in allen Stufen eines Dropbox-Abonnements verfügbar, einschließlich der kostenlosen Version.

Papier

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Als Teil der neuen Version von Dropbox ist jetzt eine Funktion namens „Papier“ enthalten – und wird mit der kostenlosen Version der Software sowie allen anderen Abonnementstufen geliefert . Es kann in der linken Spalte des Startbildschirms online oder über das Menü der mobilen App aufgerufen werden.

Papier ist im Grunde ein Arbeitsbereich, in dem mehrere Personen zusammenarbeiten und Text, Bilder, Musik und andere Dateien hinzufügen können. Um zu beginnen, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche „Vorlagen anzeigen“ im Hauptbildschirm von Paper und wählen Sie ein Brainstorming, Besprechungsnotizen oder einen Projektplan aus oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage.

Wählen Sie als Nächstes aus, welche Mitglieder Sie zum Dokument hinzufügen möchten, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf die blaue Schaltfläche „Einladen“ klicken. Sie können Dateien mit einer Auswahl aus der schwarzen Menüleiste hinzufügen, die angezeigt wird, wenn Sie in ein beliebiges Feld in der Vorlage klicken. In diesem Menü können Sie Bilder hinzufügen; Mediendateien von Apps wie YouTube, Pinterest, Spotify, Trello und mehr; Dateien von Dropbox; Tabellen; Zeitpläne; To-Do-Listen und mehr.

Nachdem Sie ein Paper-Dokument erstellt haben, können Sie es veröffentlichen, indem Sie auf den Link oben auf der Seite klicken.

Mobiler Offline-Modus

Die mobile Version von Dropbox ist so eingestellt, dass Sie die Dateien sehen können, die Sie mit der Cloud synchronisiert haben, aber diese Dateien werden nicht automatisch auf Ihr Telefon heruntergeladen. Sie können jedoch jederzeit auf das dreipunktige Menüsymbol neben einer Datei in einer Liste (oder einmal in einer Datei) klicken, um den Schalter umzuschalten, der Ihnen den Zugriff gewährt, wenn Sie offline sind. Diese Funktionalität ist in allen Versionen von Dropbox verfügbar.

Dateianfragen

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Eine weitere Funktion, die in der kostenlose sowie kostenpflichtige Versionen von Dropbox ist die Möglichkeit, große Dateien von anderen Personen anzufordern. Um eine Datei von jemandem anzufordern, wählen Sie zuerst 'Dateien' aus dem Menü auf der linken Seite des Hauptbildschirms und dann die Option 'Dateianforderung'. Klicken Sie auf „Dateianforderung erstellen“ und führen Sie die Schritte durch, um den Ordner einzurichten, der die Dateien empfängt. Am Ende des Vorgangs erhalten Sie einen Link, den Sie an jeden senden können, von dem Sie eine Überweisung anfordern möchten.

Vitrine

Eine Option, die reserviert ist exklusiv für Abonnenten auf Professional-Level ist Dropbox-Showcase. Diese Funktion ähnelt dem Abrufen einer sofortigen Webseite, die Sie mit Kunden oder Mitarbeitern teilen können. Es verfügt über eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie Ihr Logo sowie Fotos, Videos und Animationen in einem ansprechenden Format hinzufügen können. Dateien können von Dropbox oder Ihrem eigenen Gerät hochgeladen werden.

Fernlöschen

Eine weitere Funktion nur für Plus- und Premium-Mitglieder reserviert ist die Fernlöschung von Drobpox. Das bedeutet, dass Sie sich bei Verlust eines Geräts mit Dropbox-Dateien auf der Dropbox-Website anmelden und die App löschen können, damit kein unbefugter Benutzer darauf zugreifen kann. Dropbox löscht die Dateien, wenn das Gerät das nächste Mal eine Verbindung zum Internet herstellt.

Das hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Wenn Sie einfach nur nach Online-Speicher suchen, der auf Ihren Geräten synchronisiert wird, ist es möglicherweise besser, einen kostenlosen Dienst wie Google Drive zu nutzen, der Ihnen 15 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung stellt. pCloud, das 10 GB kostenlos bietet; oder Sync.com, das 5 GB bietet. Alle diese Dienste schlagen Dropbox auch in Bezug auf den kostenpflichtigen Speicherplatz. Google Drive bietet Ihnen 100 GB Speicherplatz für 1,99 USD pro Monat (oder 19,99 USD pro Jahr); pCloud bietet 500 GB für 3,99 USD pro Monat (oder 47,88 USD pro Jahr); und Sync.com bietet 500 GB für 4,08 USD pro Monat oder 2 TB für 8 USD monatlich.

Diese Dienste übertreffen Dropbox alle wegen ihres Preis-zu-Speicher-Verhältnisses und konkurrieren auf Feature-to-Feature-Basis gut. Wenn Sie also keine intensive Zusammenarbeit mit Paper durchführen oder mit Showcase ansprechende Präsentationen Ihrer Arbeit erstellen müssen, empfehlen wir Ihnen, eines davon auszuprobieren, bis die Preise von Dropbox wettbewerbsfähiger werden. Seine Funktionen sind gut für Abonnenten, aber sie reichen wahrscheinlich nicht aus, um einen höheren Preis für weniger Speicherplatz zu bezahlen.