Wie kann ich alle meine E-Mails für ein persönliches Backup speichern?

Eine persönliche Kopie Ihrer geschäftlichen E-Mails kann sowohl vor als auch nach dem Ausscheiden aus dem Job sehr nützlich sein. Sie können später darauf zurückgreifen, um zum Beispiel Feedback zu dokumentieren, das Sie erhalten haben, oder Projekte, an denen Sie gearbeitet haben – vielleicht für Proben für Ihren nächsten Auftritt.

Es gibt eine Reihe von Methoden, mit denen Sie Backups Ihrer geschäftlichen E-Mails erstellen können. Wir werden verschiedene Optionen für Outlook und Gmail durchgehen, aber bevor wir beginnen, wissen Sie Folgendes: Ihr Unternehmen besitzt Ihre geschäftliche E-Mail . Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten, bevor Sie Ihre E-Mails archivieren, damit Sie nicht am Ende eines unangenehmen Rechtsstreits wiederfinden.

So sichern Sie Ihre Outlook-E-Mails

Exportieren Sie alles in eine Outlook-PST-Datei

Um alle Ihre E-Mails, einschließlich Ihrer Unterordner, zu sichern, verwenden Sie die Exportfunktion von Outlook. In den neuesten Versionen von Outlook finden Sie dies unter Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren > In eine Datei exportieren .

Ihr Backup enthält Ihre E-Mails, Ihren Kalender,undKontakte. Sie können diese .PST-Datei dann auf einem anderen Computer öffnen – entweder in einer anderen Version von Outlook, einem anderen E-Mail-Programm oder bestimmten Anwendungen von Drittanbietern.

wie funktioniert emsculpt?

Ziehen Sie E-Mails aus Outlook in einen Desktop-Ordner

Wenn Sie nicht Ihr gesamtes Archiv speichern möchten, können Sie einzelne Nachrichten auswählen und in einen Ordner im Windows Explorer (oder Finder, wenn Sie einen Mac verwenden) ziehen. Dies speichert die E-Mails als einzelne .MSG-Dateien mit dem Betreff als Dateinamen, komplett mit allen Anhängen.

Sie können diese Nachrichten in Outlook unter Windows erneut öffnen, jedoch nicht in einem anderen E-Mail-Client, da das MSG-Format proprietär für Outlook ist. (Wenn Sie ein anderes Programm verwenden möchten, um diese zu lesen, müssen Sie sich die MSG-Konverter- oder Viewer-Software ansehen.) Wenn Sie Nachrichten auf Ihrem Mac in den Finder ziehen, werden sie als .EML-Dateien gespeichert, die Sie dann in anderen öffnen können E-Mail-Clients.

Verwenden Sie den Befehl 'Speichern unter' in Outlook

Um einzelne E-Mails in Outlook zu speichern, können Sie mit dem Befehl Datei > Speichern unter Nachrichten in universelleren Formaten wie Text, RTF und HTML speichern. Leider müssen Sie auch alle Anhänge einzeln speichern, und dies ist nur ideal, um einige Nachrichten gleichzeitig zu speichern.

Sichern Sie Ihre Gmail-E-Mails

Verwenden Sie Google Takeout

Dies ist die einfachste Option für Gmail. Sie können alle Ihre Google-Daten, einschließlich E-Mails, zum späteren Nachschlagen oder zur Verwendung mit einem anderen Dienst herunterladen und exportieren. Gehen Sie zu Google Takeout und wählen Sie die Google-Dienste aus, die Sie in Ihr Archiv aufnehmen möchten. Sie wählen auch eine Versandmethode (z. B. Hinzufügen Ihres Archivs zu Ihrer Dropbox oder Versenden eines herunterladbaren Dokuments per E-Mail) und die Exporthäufigkeit (einmalig oder alle paar Monate für ein Jahr).

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Screenshot: Emily Long

E-Mails werden als .MBOX-Dateien gespeichert. Und wir haben eine Erklärung, wie Sie sie nach Ihrem Big-Data-Download anzeigen können.

Sie können auch versuchen, einen E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird zu verwenden, um Ihre E-Mail entweder über POP herunterzuladen oder einfach über IMAP darauf zuzugreifen. Dann können Sie die E-Mails aus der Anwendung heraus speichern. (Mit Thunderbird können Sie einfach alle E-Mails markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und 'Speichern unter' wählen, um sie alle als .EML-Dateien zu speichern.)

Andere, umständlichere Optionen zum Sichern Ihrer E-Mails

Weitere Optionen zum Exportieren Ihrer E-Mails aus Gmail und Outlook (oder anderen Programmen) umfassen das Drucken Ihrer E-Mails in PDFs und das Weiterleiten an Ihre persönliche E-Mail-Adresse, aber diese Ansätze haben einige Nachteile.

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Star Wars Ritter der alten Republik Ostereier

Wenn Sie mehrere E-Mails als PDF drucken möchten, müssen Sie wahrscheinlich jede einzeln in Outlook ausführen. Die PDFs enthalten auch keine Dateianhänge, sodass Sie diese separat speichern müssen. Dies ist jedoch eine solide Lösung, wenn Sie nur wenige kritische E-Mails haben, die Sie sichern möchten

Wenn Sie Gmail verwenden, gibt es eine Reihe von Chrome-Erweiterungen (wie die treffend benannten E-Mails in PDF speichern), mit denen Sie Ihre Nachrichten als PDF exportieren, herunterladen oder drucken können, einschließlich mehrerer E-Mails gleichzeitig.

Die Weiterleitung von E-Mails an Ihre persönliche Adresse ist eine andere Idee. Dazu können Sie sowohl in Gmail als auch in Outlook Filter einrichten. Sie werden jedoch nur E-Mails weiterleiten, die Sie erhalten, nachdem Sie die Weiterleitung eingerichtet haben. Sie müssen also weiterhin eine der vorherigen Lösungen verwenden, um ältere Nachrichten zu speichern (es sei denn, Sie möchten alle manuell weiterleiten).

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2013 veröffentlicht und im Januar 2020 mit weiteren Informationen aktualisiert.